BearTail Blog|領収書まだ手入力?

Dr.経費精算とDr.Walletを提供するベアテイルのスタッフブログ

会計・財務EXPO 明日からです。ぜひ、お立ち寄りください。

第2回会計・財務EXPOに出展します!

 

第2回会計・財務EXPOが2017年7月26日(水)から開催されます。

 

ベアテイルは、昨年度に引き続き出展いたします。

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本日、ブースの設営をしてきました。

 

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今年も『Dr.経費精算』をご案内させていただきます。

昨年に比べると大幅に機能拡張が行われ、ますます使い勝手が向上しております。

 

ぜひブースにお立ち寄りいただき、実際に触ってみてください。

 

複数のPCとスマホを用いてデモも行わせていただきます。

 

お待ちしております!!

 

 

経費精算システムの導入を失敗させないための7つのポイント

経費精算システムっていろいろたくさんあって選ぶのとても難しいですよね。

会計システムだったら、使う人間が経理関連の部署に限られますが、経費精算システムとなれば、経理から遠い部署の営業メンバーのことまで考えなきゃいけませんもんね。

自社で経費精算システムを出しているとはいえ、できるだけひいき目なしに導入にあたってはなにを考慮すべきか書いていきたいと思います。

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経費精算システム導入を失敗させないための7つのポイント

1.まずは、導入の目的をしっかり確認する。

意外と多いのが、導入の目的が、時間の経過につれて変わっていくことです。

導入検討している間に、機能の紹介を受けたりすると、あれも、これも、と細かな運用に目がいってしまい本来の目的から外れてしまいがちです。 また導入検討をすすめていくと関係者が広がってもきますので、そのときに、あれやこれやと指摘を受けて、本来の道から逸れてしまうこともあります。

この点は、プロジェクトのリーダーが、一歩引いた目で見て、本来の目的を達成できるのかを考えることが大事です。

 

よくある導入目的は下記の通り。

  • 経理事務の効率化:残業削減
  • 営業時間の確保:ノンコア業務の削減
  • ガバナンスの強化:経費ルールの厳格化・システム化

ここらへんのことが目的でスタートしても、途中で「現在の印鑑リレーを維持しつつ・・・」「紙ベースの良さも併せもって・・・」という尾ひれがついてきたり、 「経費精算がラクになると、経費が増えるんじゃないか」というわけの分からん議論が生まれたり(まさか、という感じもしますがホントにあるんです)。

目的が逸れてしまうと大体プロジェクトは失敗しちゃいます。

 

2.導入効果目標を数値化して、コミットする。

上記の導入目的にも絡むのですが、導入が目的になり、ゴールも導入になるケースも多いんです。 せっかく経費精算システムを導入するんだったら、導入効果は目で見えるものにすべきです。 数値化すべきです。

そのためには、まずは「現状」をしっかり把握すること。これが大事です。

現状を見て、導入後とを比較する。そうすることでしっかりと導入効果を見ることが肝要です。 決して、提案された資料だけを鵜呑みにしないように。

 

3.導入するシステムの拡張性、将来性もよく見ておく。

経費精算システムって、1年ごとに取っ替え引っ替えというわけにはいきません。 利用する関係者が多い分、導入したら何年も付き合っていくものだと認識すべきです。

「今」の比較だけではなく、そのシステムの将来性。

目指す姿なんかもヒアリングしておくべきです。 これまでのシステムは、オンプレミスが多かったので、その時点の機能を買い切る、という感じでした。

しかし、クラウド型システムのメリットは、当該システムの機能拡張の恩恵を(基本的には。一部例外もあり)享受できます。

なので、そのシステムがどんな方向に行こうとしているのか、それが自社の方向性にマッチしているか、を確認しておくとよいでしょう。

 

4.現状のフローを変える最大のチャンスだと認識する。

経費精算に限りませんが、社内には、「なぜ?」「なんのために?」という昔からそうだからという理由だけで、わけもなく続けられている慣習があったりするものです。

なんでこれって、総務の部長も回覧してるんだっけ? この項目って、だれか見てるんだっけ? 承認フローが複雑怪奇な会社では、以前、経費の不正利用があったから。。。できるだけ多くの目を通すことにした。。 で、結局全員目くら判。 以前のプロジェクトで一時的に使っていた項目が、なぜか残り続けている。。。

なんてことが結構あったりします。以前からの慣習を、いつか必要になるかもしれないからと、続けてしまっているムダが多くあります。

せっかく、新しい経費精算システムを導入するでしたら、そこらへんも一掃しましょう。

 

「現状を変えようとすると、いろんな部署のハレーションが怖いから、現状を維持しつつ、せっかくシステムを入れるんだから、画期的にラクになることが必要で、でも今後、情報収集の必要が出て来るかもしれないから、経費入力の際には、あんな項目も、こんな項目も現場に入力させるべきで、電子承認の良さはもちろん認めるけど、やっぱり印鑑を押すことは必須だと思うからそれは残して欲しい。」

 

こういう言葉が出てくると危険信号がともっちゃいます。

 

5.あれもこれもシステムに求めすぎない。

あの会社のシステムはこんな機能が、この会社のシステムにはあんな機能まで。 あれとこれがあったら嬉しいのに、それらがすべて一つになったシステム、なんてなかなかないですよね。 あったとしても予算オーバー。

でもその機能ってホントに必要ですか?というところに立ち返ってみることをおすすめしたいです。

身近な例で言うと、「高機能電子オーブンレンジ」

自分の家にある電子レンジ思い出してください。きっと高機能。そのなかでどの機能を使ったことありますかー? ほとんどないですよね?買うときには、こんな機能もあるんだ!あんな機能も!とココロウキウキしたかもしれませんが、そのときだけです。

業務システムでも同様だったりします。 ある程度いろいろできるシステムである必要はありますが、いろいろあっても使いこなせないことが多いです。

 

6.導入サポートやアフターフォローはしっかりしているところがいい。

経費精算システムの導入を決定した、だけどうまく運用まで乗らなかった。という話をよく聞きます。

導入サポートが機能せず、結局頓挫してしまったというケースです。

これはホントにもったいない。なので、せっかくそこまで意思決定をされたのであれば、ぜひクラウドシステムの良さを実感してもらいたい。

もしはじめてのクラウドシステム導入で、そこで躓いたがために、すべてのクラウドシステムがそうである、という偏見ができると嫌だなぁ。

 

7.システムの分かりやすさはとっても重要。

システムは変わらなくても、人(従業員)は入れ替わります。従業員が入れ替わるたびに研修が必要なシステムであれば、そこにコストが発生してしまいます。

これが、直感的にわかりやすいシステムであれば、研修コストが発生しません。6のアフターフォローとも絡みますが、従業員から直接質問できたり、FAQが充実しているサービスであれば、管理者に負担がかかることはありません。

 

という7つのポイントを意識してぜひ失敗しない経費精算システムを導入してくださいね。

 

え?「Dr.経費精算」のことも気になった?

そういう方はぜひこちらをのぞいてください!!

 


全自動入力のクラウド経費精算システム「Dr.経費精算」紹介動画

お尻と太ももの外側の筋肉をほぐすストレッチ〜エンジニアのための自席ストレッチ〜

一日中自席で座っていると下半身も凝り固まってきます。足腰が弱まると代謝が悪くなって太る原因にもなったりします。

今日ご紹介するのは、お尻と太ももの外側の筋肉をじーっくり伸ばす体操です。 エンジニアの方も自席でカンタンにトライできます。

ぜひやってみてー

 

あぐら前屈ーお尻と太ももの外側の筋肉をほぐすストレッチ

まずは、右足を左足に乗せて、背筋を伸ばしましょう。

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右足のくるぶしが膝頭に当たらないように。

 

ポイントは背中を丸めないこと。背筋ピーン。

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ん?ちょっと丸まってない?

できるだけ背筋はピーンとなるように、足の付根からカラダを倒すイメージで行ってください。

 

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  • 膝に体重をかけないように。
  • 背筋を丸めないように。 

 

上体を倒してお尻が伸びるのを感じて20秒キープ

 

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息を吐きながら上体を倒し、お尻が伸びていることをしっかり感じて20秒程度キープします。

 

左右1回ずつ3セットやってみましょう。

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左右1回ずつ3セット。だいたい全部で4〜5分程度。

 

ストレッチの基本は、痛いちょっと手前。痛いところまでいってはダメですよ。

 

ぜひ1日1回、どのストレッチでもいいのでやってみてー

 

 

毎月の経費精算って憂鬱。なんとかならへんの?

経費精算といえば?

経費精算といえば?と営業マンに聞くと、たいてい、「面倒くさい」「うざい」「憂鬱」って言葉が聞こえてきます。まかりまちがっても、経費精算が好き、という方には出会ったことがありません。

 

毎月の締め日が、営業の売上・請求関連の締め日とかぶるケースも多く、請求書を発行しながら経費精算もこなしていかなきゃいけなければならず、体外的な売上管理・請求書発行を済ませてから経費精算に着手。

ということで時間内に完了せず、やむなく時間外で対応するか、わざわざ休日出勤されている方もいると聞きます。

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経費精算を面倒なものにしている要因っていったいなんでしょうか?

いろんな営業マンにインタビューしてみました。

  1. 社内システムへのアクセスが、社内LANからしかできない。
  2. 領収書が見つからないことがよくある。
  3. 予定表を見ながら、経路検索を行って、転記する作業が面倒。抜け漏れも多くある(損している)
  4. 上長がつかまらない。印鑑をもらうために、催促したり、残業したりしている(面倒くさい)
  5. 勘定科目の間違えで経理から文句言われる(差し戻される)
  6. 社内システムへの入力項目が多すぎる。
  7. 領収書をPDFにするのが面倒くさい。複合機が締め日に混雑する。
  8. 領収書を台紙に貼り付けるのが面倒くさい。

とにかくいろいろ面倒なようですね。

ひもといていくと、「面倒くさい」→「後回しにする」→「溜まってしまう」→「作業に時間がかかる」→「抜け漏れが多く発生する(損する)」→「差し戻しも多い」

こんな感じでしょうか。

 

もし、面倒くさくなければ。
もし、場所にとらわれずに処理できれば。
もし、後回しにしなければ。
もし、経費を溜めてしまわなければ。
もし、作業に時間がかからなければ。
もし、抜け漏れもなく、差し戻しもなければ。

きっとハッピー。経費精算バンザイ(とはならないかもしれませんが)。

 

第三世代型クラウド経費精算システム「Dr.経費精算」

ということで第三世代型クラウド経費精算システム「Dr.経費精算」を紹介させてください。

第三世代型?

経費精算システムの歴史をひもといていくと、もともとは、紙ベース、伝票記述式ですべて運用されていました。その後、大企業を中心にERPシステムの一機能として経費精算ユニットを組み込む、いわゆるオンプレミス型というものが発達しました。

この時点では、とくに外部との連携もなく、とにかく、与えられた枠組み(伝票と同じ形)に情報を埋めていく感じのシステムです。

システムとは別にインターネットをつないで、経路検索を行い、転記していく。ワークフロー機能は用意されているので、電子承認は回しつつ、紙をアウトプットして、印鑑リレー。これが第一世代

そして第二世代では、そのシステムがクラウドに代わりました。自社でオンデマンド開発してERPシステムにつなげていたものを、クラウド形式で、部分買いできるようになりました。 クラウドなだけに、外部システム、とくに交通費検索にすぐれており、駅すぱあとやジョルダンの駅検索との連携ができるようになりました。また、ブラウザベースでは、スマホも活用できるようになり、場所を問わず経費申請・承認ができるようになりました。

そして時代は、第三世代

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経費データの作成や申請・承認作業は、スマホで完結。

場所にとらわれずに経費精算を完了することができます。

また、何と言っても「金額」の入力が基本的には不要です。経費精算にも関わらずです。 どういうことかというと、領収書の数字は、オペレータが代行入力。そして、交通費のデータは前述の通りシステム連携で正確に。 またクレジットカード連携や、モバイルSuica連携により、自動的にご利用情報を取得することも可能です。 もちろん、接待に参加していた人や訪問先の入力は必要ですが、金額の入力は基本的に不要。 このメリットは、申請にとどまりません。

最も問題が発生するのは、人の手を介した改ざんや誤謬。 とくに数字の入力に関するところです。その点を、申請者が行わず、システムが正確に作成するようになります。 もし、その点を申請者がいじるとアラートが出るようにもなります。

承認者は、アラートが出ている点を重点的にチェックすれば良くなりますので手間が大幅に削減できます。 メリットいっぱいの第三世代型クラウド経費精算システム「Dr.経費精算」 ぜひお試ししてみませんか。

 

いまだけのご案内。 今月7月26日〜28日に開催される会計・財務EXPOに今年も出展します。 詳細はこちら↓

dev.beartail.jp

 

 

とあるインターン生の体験記

 

毎月のペースで開催しているベアテイル2daysインターンシップ

ちょっぴり厳しいと評判のインターンシップですが、今回の参加者も大活躍の2日間でした!

少しでも何かを学んで、今後の人生に役立てくれたら、社員一同嬉しい限りです!

今日はその様子をお届けしますね!

 以下、参加者の体験記(ノーカットVer)となります。 

続きを読む

コストと費用って同じちゃうの?実はちゃうねんで。

コストと費用って同じものって思ってませんでしたか?

結構多いと思うんですよね。似てますからね。

そんなん知ってるわ、っていう人も意外と上手に説明できる人は少ないのではないでしょうか。

ということで、営業マンでもよく分かる財務会計教室

いってみましょう。

 

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コストと費用。なにがちゃうの?

今回もちょっと英語に頼ってみましょう。

 

コスト=Cost そのままやん。

費用=Expense うん、聞いたことある。

どっちも「支払い」に関係するから同じような気もしますが。。。

 

ではまず理解しやすいように例を挙げて考えてみましょう。

たとえば、自分がお店を経営しているとして、なにかモノを仕入れてみましょう。

1個 100円の商品を10コ仕入れたとします。

100円 × 10コ = 1,000円

1,000円の支払いが発生しました。この時点では。。。コストです。

 

費用。。。ではないの? まだ違いはよくわかりませんね。

 

では、この仕入れた10コのうち、8コが1つ200円で売れたとします。

 

売上: 200円 × 8コ = 1,600円

 

さて、前回「収益と利益の違い」のときにもでてきた式を思い出してみましょう。

 

売上 ー 費用 = 利益  でしたね。

 

売上から引かれるものは、費用Expenseでした。んー?

売れた分の商品は、1つ100円でした。800円(8コ×100円)です。

つまりこの時点で、コストが費用に転換したんです。

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↑これ損益計算書、つまりはP/Lで表現されるものです。

 

P/Lには、Matching principleという原則があります。 それはなにかというと売上と費用を同時期にマッチングさせることで、期間の損益を明らかにしようというものです。

つまりは、この期間の売上と費用をマッチングさせることで800円の黒字、期間の利益が判明しました。

 

じゃ、売れ残った2コ、200円分はどうなるの?

それは、貸借対照表B/Sに在庫として表現されます。

 

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↑ここね。

つまり、P/Lに計上されているものはExpenseで、B/Sに留まっているものはCostです。

仕入れたモノは、まずB/Sに商品(在庫)=資産として計上され、売れるとP/Lに費用として計上される。

これが流れです。そして違いです。期をまたいだ場合は、次期に費用として計上されます。

 

営業マンが使ったお金は?

営業マンが使った交通費などは、B/Sを経由することなく、即P/Lに費用として計上されます。 販売費および一般管理費と言われる部類のものですね。 これらのコストはその期間の売上実現に貢献しているため、発生した期間の費用として計上し、次期以降に繰り越さないことになっています。

 

今日のまとめ

P/Lに計上されているものはExpenseで、B/Sに留まっているものはCost

・売れ残ったモノは、貸借対照表B/Sに資産のまま残る

営業マンが使った交通費などは、B/Sを経由することなく、即P/Lに計上

 

 

 

 

BearTail注目の海外クラウドサービスまとめ21選(2017年7月2週目)

Remote Starter Kitはリモートワーカー用のツールをまとめているページだが、日本ではあまり馴染みのないツールも多く、見ていて楽しい。働き方改革を叫ばれている中、こうしたアイデアは良い引き出しになるかも。 

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BearTail注目の海外クラウドサービスまとめ21選(2017年7月1週目)

オンライン採用面接プラットフォームHireicaのような、スクリーニングプロセスの効率化ツールは今後日本でも主要な手法になると思う。昔は口頭での電話だけだったが、今はスマホを基本的に皆が持っており、それにはカメラなどがついている。よりリッチにどこからでも面接が可能なのではないか。書類審査で相当数落としつつ、次のステップがどうしても会う必要があり双方にコストがかかる。1回でも少なく1人採用することができれば、その時間分人類は得するのだと考えると、無くてはならない仕組みだと思う。飲食などバイトが多い職場などで先行して導入が進むだろう。

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BearTail注目の海外クラウドサービスまとめ21選(2017年6月4週目)

Solveは空港でのコンシェルジュサービス。本来クレカなどに付帯されているサービスを切り出す形。クレカ両立を妥協して付帯サービスを取るような選択をしなくなっている昨今では、逆に有りかもしれないと思う。

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背中周りのストレッチ〜エンジニアのための自席ストレッチ〜

エンジニアのための自席ストレッチ〜その1

エンジニアとして働いていると、席を立つのはトイレとランチ、そしてタバコタイムぐらい?あとは月に1回、経費精算の申請書を経理に持っていくぐらい。

どうしても運動不足になりがちですよね。

ということで、エンジニアにちょっとだけ運動不足を解消してもらうという企画を立ち上げます!!

題して、『エンジニアのための自席でできるストレッチ』

 

エンジニアのための自席でできるストレッチ1

自席で行う背中周りのストレッチ

首や肩がこってくると、背中の筋肉まで固くなってきてしまいます。そうすると、どうしても体が縮こまって猫背になりがちです。そして、ディスプレイをまばたきせずに見つめていると、目も悪くなります。

ということで、背中周りをじっくり伸ばして、首と肩のコリを解消しましょう。そして、姿勢を良くして、目が悪くなるのも防ぎましょう。

 

肩の高さで腕を伸ばして手を組もう

 

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↑ちなみに英語ぺろぺろです。

 

まずは、自席の真ん中あたりにお尻をおいて、足は腰幅に開いて座りましょう。

尾骨、腰、背筋、頭頂に棒が突き刺さっているようなイメージで背中に軽く力を入れてみましょう。

そして、上の写真のように手を組んで、伸ばしましょう。ポイントは肩と同じ高さで腕を伸ばしてください。

 

気持ちよく伸ばしてキープ

 

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背中が気持ちよく伸びていることを実感してください!

そして気持ちよく伸びたらキープ。

だいたい20〜30秒程度。

これを3回から5回程度繰り返してください。

だいたい全部で3分程度。

 

これだけでカラダスッキリ。

目も覚めて仕事がはかどります。

 

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別角度から。意味はありません。

 

今日のまとめ

・腰幅で椅子にしっかり座り腕を伸ばす。

・20〜30秒肩の高さで腕を伸ばしながら背中を引き伸ばします。

・それを3〜5セット、計3分程度。

 

ぜひやってみてー