BearTail Blog|領収書まだ手入力?

Dr.経費精算とDr.Walletを提供するベアテイルのスタッフブログ

毎月の経費精算って憂鬱。なんとかならへんの?

経費精算といえば?

経費精算といえば?と営業マンに聞くと、たいてい、「面倒くさい」「うざい」「憂鬱」って言葉が聞こえてきます。まかりまちがっても、経費精算が好き、という方には出会ったことがありません。

 

毎月の締め日が、営業の売上・請求関連の締め日とかぶるケースも多く、請求書を発行しながら経費精算もこなしていかなきゃいけなければならず、体外的な売上管理・請求書発行を済ませてから経費精算に着手。

ということで時間内に完了せず、やむなく時間外で対応するか、わざわざ休日出勤されている方もいると聞きます。

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経費精算を面倒なものにしている要因っていったいなんでしょうか?

いろんな営業マンにインタビューしてみました。

  1. 社内システムへのアクセスが、社内LANからしかできない。
  2. 領収書が見つからないことがよくある。
  3. 予定表を見ながら、経路検索を行って、転記する作業が面倒。抜け漏れも多くある(損している)
  4. 上長がつかまらない。印鑑をもらうために、催促したり、残業したりしている(面倒くさい)
  5. 勘定科目の間違えで経理から文句言われる(差し戻される)
  6. 社内システムへの入力項目が多すぎる。
  7. 領収書をPDFにするのが面倒くさい。複合機が締め日に混雑する。
  8. 領収書を台紙に貼り付けるのが面倒くさい。

とにかくいろいろ面倒なようですね。

ひもといていくと、「面倒くさい」→「後回しにする」→「溜まってしまう」→「作業に時間がかかる」→「抜け漏れが多く発生する(損する)」→「差し戻しも多い」

こんな感じでしょうか。

 

もし、面倒くさくなければ。
もし、場所にとらわれずに処理できれば。
もし、後回しにしなければ。
もし、経費を溜めてしまわなければ。
もし、作業に時間がかからなければ。
もし、抜け漏れもなく、差し戻しもなければ。

きっとハッピー。経費精算バンザイ(とはならないかもしれませんが)。

 

第三世代型クラウド経費精算システム「Dr.経費精算」

ということで第三世代型クラウド経費精算システム「Dr.経費精算」を紹介させてください。

第三世代型?

経費精算システムの歴史をひもといていくと、もともとは、紙ベース、伝票記述式ですべて運用されていました。その後、大企業を中心にERPシステムの一機能として経費精算ユニットを組み込む、いわゆるオンプレミス型というものが発達しました。

この時点では、とくに外部との連携もなく、とにかく、与えられた枠組み(伝票と同じ形)に情報を埋めていく感じのシステムです。

システムとは別にインターネットをつないで、経路検索を行い、転記していく。ワークフロー機能は用意されているので、電子承認は回しつつ、紙をアウトプットして、印鑑リレー。これが第一世代

そして第二世代では、そのシステムがクラウドに代わりました。自社でオンデマンド開発してERPシステムにつなげていたものを、クラウド形式で、部分買いできるようになりました。 クラウドなだけに、外部システム、とくに交通費検索にすぐれており、駅すぱあとやジョルダンの駅検索との連携ができるようになりました。また、ブラウザベースでは、スマホも活用できるようになり、場所を問わず経費申請・承認ができるようになりました。

そして時代は、第三世代

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経費データの作成や申請・承認作業は、スマホで完結。

場所にとらわれずに経費精算を完了することができます。

また、何と言っても「金額」の入力が基本的には不要です。経費精算にも関わらずです。 どういうことかというと、領収書の数字は、オペレータが代行入力。そして、交通費のデータは前述の通りシステム連携で正確に。 またクレジットカード連携や、モバイルSuica連携により、自動的にご利用情報を取得することも可能です。 もちろん、接待に参加していた人や訪問先の入力は必要ですが、金額の入力は基本的に不要。 このメリットは、申請にとどまりません。

最も問題が発生するのは、人の手を介した改ざんや誤謬。 とくに数字の入力に関するところです。その点を、申請者が行わず、システムが正確に作成するようになります。 もし、その点を申請者がいじるとアラートが出るようにもなります。

承認者は、アラートが出ている点を重点的にチェックすれば良くなりますので手間が大幅に削減できます。 メリットいっぱいの第三世代型クラウド経費精算システム「Dr.経費精算」 ぜひお試ししてみませんか。

 

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