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経費精算システムの導入を失敗させないための7つのポイント

経費精算システムっていろいろたくさんあって選ぶのとても難しいですよね。

会計システムだったら、使う人間が経理関連の部署に限られますが、経費精算システムとなれば、経理から遠い部署の営業メンバーのことまで考えなきゃいけませんもんね。

自社で経費精算システムを出しているとはいえ、できるだけひいき目なしに導入にあたってはなにを考慮すべきか書いていきたいと思います。

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経費精算システム導入を失敗させないための7つのポイント

1.まずは、導入の目的をしっかり確認する。

意外と多いのが、導入の目的が、時間の経過につれて変わっていくことです。

導入検討している間に、機能の紹介を受けたりすると、あれも、これも、と細かな運用に目がいってしまい本来の目的から外れてしまいがちです。 また導入検討をすすめていくと関係者が広がってもきますので、そのときに、あれやこれやと指摘を受けて、本来の道から逸れてしまうこともあります。

この点は、プロジェクトのリーダーが、一歩引いた目で見て、本来の目的を達成できるのかを考えることが大事です。

 

よくある導入目的は下記の通り。

  • 経理事務の効率化:残業削減
  • 営業時間の確保:ノンコア業務の削減
  • ガバナンスの強化:経費ルールの厳格化・システム化

ここらへんのことが目的でスタートしても、途中で「現在の印鑑リレーを維持しつつ・・・」「紙ベースの良さも併せもって・・・」という尾ひれがついてきたり、 「経費精算がラクになると、経費が増えるんじゃないか」というわけの分からん議論が生まれたり(まさか、という感じもしますがホントにあるんです)。

目的が逸れてしまうと大体プロジェクトは失敗しちゃいます。

 

2.導入効果目標を数値化して、コミットする。

上記の導入目的にも絡むのですが、導入が目的になり、ゴールも導入になるケースも多いんです。 せっかく経費精算システムを導入するんだったら、導入効果は目で見えるものにすべきです。 数値化すべきです。

そのためには、まずは「現状」をしっかり把握すること。これが大事です。

現状を見て、導入後とを比較する。そうすることでしっかりと導入効果を見ることが肝要です。 決して、提案された資料だけを鵜呑みにしないように。

 

3.導入するシステムの拡張性、将来性もよく見ておく。

経費精算システムって、1年ごとに取っ替え引っ替えというわけにはいきません。 利用する関係者が多い分、導入したら何年も付き合っていくものだと認識すべきです。

「今」の比較だけではなく、そのシステムの将来性。

目指す姿なんかもヒアリングしておくべきです。 これまでのシステムは、オンプレミスが多かったので、その時点の機能を買い切る、という感じでした。

しかし、クラウド型システムのメリットは、当該システムの機能拡張の恩恵を(基本的には。一部例外もあり)享受できます。

なので、そのシステムがどんな方向に行こうとしているのか、それが自社の方向性にマッチしているか、を確認しておくとよいでしょう。

 

4.現状のフローを変える最大のチャンスだと認識する。

経費精算に限りませんが、社内には、「なぜ?」「なんのために?」という昔からそうだからという理由だけで、わけもなく続けられている慣習があったりするものです。

なんでこれって、総務の部長も回覧してるんだっけ? この項目って、だれか見てるんだっけ? 承認フローが複雑怪奇な会社では、以前、経費の不正利用があったから。。。できるだけ多くの目を通すことにした。。 で、結局全員目くら判。 以前のプロジェクトで一時的に使っていた項目が、なぜか残り続けている。。。

なんてことが結構あったりします。以前からの慣習を、いつか必要になるかもしれないからと、続けてしまっているムダが多くあります。

せっかく、新しい経費精算システムを導入するでしたら、そこらへんも一掃しましょう。

 

「現状を変えようとすると、いろんな部署のハレーションが怖いから、現状を維持しつつ、せっかくシステムを入れるんだから、画期的にラクになることが必要で、でも今後、情報収集の必要が出て来るかもしれないから、経費入力の際には、あんな項目も、こんな項目も現場に入力させるべきで、電子承認の良さはもちろん認めるけど、やっぱり印鑑を押すことは必須だと思うからそれは残して欲しい。」

 

こういう言葉が出てくると危険信号がともっちゃいます。

 

5.あれもこれもシステムに求めすぎない。

あの会社のシステムはこんな機能が、この会社のシステムにはあんな機能まで。 あれとこれがあったら嬉しいのに、それらがすべて一つになったシステム、なんてなかなかないですよね。 あったとしても予算オーバー。

でもその機能ってホントに必要ですか?というところに立ち返ってみることをおすすめしたいです。

身近な例で言うと、「高機能電子オーブンレンジ」

自分の家にある電子レンジ思い出してください。きっと高機能。そのなかでどの機能を使ったことありますかー? ほとんどないですよね?買うときには、こんな機能もあるんだ!あんな機能も!とココロウキウキしたかもしれませんが、そのときだけです。

業務システムでも同様だったりします。 ある程度いろいろできるシステムである必要はありますが、いろいろあっても使いこなせないことが多いです。

 

6.導入サポートやアフターフォローはしっかりしているところがいい。

経費精算システムの導入を決定した、だけどうまく運用まで乗らなかった。という話をよく聞きます。

導入サポートが機能せず、結局頓挫してしまったというケースです。

これはホントにもったいない。なので、せっかくそこまで意思決定をされたのであれば、ぜひクラウドシステムの良さを実感してもらいたい。

もしはじめてのクラウドシステム導入で、そこで躓いたがために、すべてのクラウドシステムがそうである、という偏見ができると嫌だなぁ。

 

7.システムの分かりやすさはとっても重要。

システムは変わらなくても、人(従業員)は入れ替わります。従業員が入れ替わるたびに研修が必要なシステムであれば、そこにコストが発生してしまいます。

これが、直感的にわかりやすいシステムであれば、研修コストが発生しません。6のアフターフォローとも絡みますが、従業員から直接質問できたり、FAQが充実しているサービスであれば、管理者に負担がかかることはありません。

 

という7つのポイントを意識してぜひ失敗しない経費精算システムを導入してくださいね。

 

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